ポイントは経費削減と効率化、ペーパレスそしてインボイス制度への対応
e-rims
昨今のインボイス制度の施行や電帳法の改正など踏まえて経費管理システムの更改や導入に関するお引き合いが盛んになっております。
改めて経費管理についての現状と課題について見直し、効率化の一助とさせていただきたいと思います。
【経費支払管理は多様な作業が求められます】
経費支払は、企業が支払う経費の大部分を対象に、支払い手続き、予算策定・統制と予実管理、支払実績の仕訳と管理帳票の作成、決算データへの登録、伝票や証憑のファイリング・保管・廃棄、など多様な作業が行われます。
【支払い手続きとは】
支払い手続きは、請求書や領収書などの証憑の入手から始まり、支払伝票の起票、承認、振込手続きを行い、支払データをシステムに入力します。
支払はこのように、請求書や領収書を基にした支払いと契約などを基にした定型的な支払いがあり、また前払や仮払いなどの支払いもあります。
【経費削減を達成する予算管理】
近代経営において支払の原則は予算に基づいた管理です。予算管理は経費の削減を可能とします。予算は通常、年度単位で計画される経常予算と建設等時限的な計画に対する建設予算よりなります。
経常予算は年度初頭の事業計画策定の一部として策定されます。ここで取扱われる科目は、接待交際費、会議費、旅費交通費、消耗品費、事務用品費、車両費、賃貸料、地代家賃、水道光熱費、通信費、租税公課、外注費、工具備品、修繕費、広告宣伝費、給与賃金、福利厚生費、保険料、利子割引料、雑費、支払手数料、などで、企業により個々に設定されます。これら科目は、コントロール可能な科目と不可能な科目に識別され、コントロール可能な科目が経費削減の可能な対象と考えられます。
建設予算はプロジェクトにより提出される計画書の承認により策定されます。プロジェクト単位に予算番号が設定され、件名、予算、完了予定日、発注先、等が管理されます。
予算統制とは、経費支払時に残予算を確認し、残予算が不足した場合は支払いを停止する処理です。予算不足の場合は、予算追加や流用などの手続を行います。これにより、経費の乱用を防ぎ、健全な企業活動が可能になります。経費削減はこの予算管理により達成することができます。
【部門別・科目別管理の重要性】
経費管理における仕訳は一般的には決算書の仕訳科目で集約されます。経費削減を指向するとき、金融機関等部門が多い企業においては、決算仕訳科目では大まかすぎて経費削減を具体化するのが難しく、部門別・科目別に支払実績をとらえる必要があります。予算は、支払実績に基づき策定することで経費削減を具体化することが可能になります。
部門別・科目別に支払実績をとらえることは、データ量も多くなり手作業では難しい作業になりますので、決算システムとは別に経費支払管理システムを導入する企業が多くなっております。
【経費支払処理の効率化】
経費支払処理は請求書・領収書等の入手、支払伝票の起票・承認、振込処理、決算システムへの入力、経費支払管理帳票の作成、予算の策定・登録、追加予算の申請、流用申請、伝票や証憑のファイリング・保管・廃棄、と多様なステップで処理が行われます。これらの処理には多くの手間と時間を要しますので、その効率化が課題です。同時に、経費の使用に当たっては不適切な使用を抑制する仕組みも必要になります。企業はそれぞれに効率化に取り組み、工夫を凝らして、処理システムを構築しております。
効率化課題の一つは作業の効率化です。作業を集約化して効率化をしようとするものです。多くの金融機関においては、支店、部門で行っている作業を本部に集約して、一括処理することにより効率化を図ることを指向しています。処理を本部集中するとともに、処理をシステム化することにより大きな効果が得られます。起票作業、勘定系への入力、振込入力等のデータ登録作業、予算策定・統制・帳票作成等の管理作業、等が効率化されます。
更に、支払の３０～４０％を占めると言われる契約に基づく定期的支払にしても、従来他の経費支払と同様、一件ずつ起票していたものを、契約データに基づいて支払予定表を作成し、一括承認、一括振込を行うシステムにより大幅に作業工数を削減できます。
請求書・領収書等証憑、支払伝票などの文書管理も効率化課題です。伝票・証憑類のファイリング、保管、廃棄作業は必須になります。これらをどこで行うか？集中管理するとすれば、起票部門から集中管理部門、文書保管部門への移送作業が必要になります。これらの管理の効率化は、システムによるペーパレス化で改善が可能になります。タイムスタンプを活用し、電子データ化することにより文書類を廃棄できるようになります。電帳法の改正は進み、要件は緩和されてきております。ペーパレス化により、ファイリング、移送、保管等の作業は効率化できます。
【経費支払管理システムの要件】
経費支払は、電帳法改正により電子データの保管管理、インボイス制度施行に伴う支払管理、並びに消費税管理の強化など、システム化なくして対応が難しくなってまいります。これらは経費支払い手続きの効率化、予算管理による経費削減の実現、ペーパレス化による文書保管管理の効率化などへの対応を含めて総合的な経費支払管理システムの要件です。システム化により、経費の不適切運用を抑制したり等、経営管理の健全性に寄与します。
【弊社提供の経費支払管理システム】
弊社が提供するeRIMS経費支払管理システムは、これらの知見に基づいて以下の機能で対応しております。
支払申請入力
支払申請データ入力、支払データDB登録、予算統制（残予算不足時は入力できない）
支払申請電子承認（ワークフロー）
承認ルートを設定し、ルートの沿った支払申請の電子承認を行う
支払申請書出力
必要に応じて支払申請伝票を出力できる
支払処理
振込データ入力（本部一括入力と部門別入力に対応）を行う
勘定系システムとの連携
勘定系システムに一括入力を行う
請求書・領収書等証憑の電子データ登録・管理
証憑を電子データ化してペーパレスを実現する
タイムスタンプ付与
必要に応じてタイムスタンプを付与する
部門別・科目別支払実績集計
管理帳票として部門別、科目別支払実績を出力する
予算申請
経費予算、建設予算の登録を行い、予算管理の基礎データとする
追加予算・予算流用申請
残予算不足の時、追加予算申請あるいは予算流用を申請できる
予実管理帳票作成
予算の予実管理を行い、残予算をリアルタイムで把握できる
契約管理システム
契約情報を管理する連携システム
一括支払い予定表作成
契約に基づいて定期的支払予定を作成、一括承認する
一括支払処理
支払予定データに基づいて支払いデータを一括入力、勘定系への一括データ登録を行う
支払先業者管理
支払先を管理し課税業者を判別する、インボイス制度への対応を行う
消費税管理帳票作成
消費税控除のための預り消費税管理帳票を作成する
マイナンバー管理(オプション)
支払調書作成のためのマイナンバーを管理する
支払調書出力（オプション）
支払調書を自動作成する
詳細は弊社営業、技術担当にお問合せください。
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