電子インボイスは経費支払管理業務の効率化を増進する

■　電子インボイスによる効率化

2023年10月に始まるインボイス制度並びに電子インボイス制度は、免税業者などを除く全事業者の取引を対象に、事業者が恣意的に納税額を操作する不正行為や記載ミスなどを防ぐ狙いをもって施行されるものです。EUにおいては、電子インボイスは効率化の仕組みとして2019年より実施されており、その効果は年間5.4億ユーロ以上に上ると報告されています。
電子化することによる効率化は、ペーパーレス化、郵送料金とその手間の削減、その書類を探す時間の削減等によって達成されるとされています。ペーパーレス化の効果が大きいことが分かります。

■　インボイスに備える経費支払管理システムの強化

インボイス制度においては、買い手側、売り手側ともそれぞれの義務が生じます。主要ポイントは次の通りです。
【売り手側】　課税業者登録、請求書等の発行・提出、請求書等の控えの7年間の保管並びに期限後の廃棄
【買い手側】請求書等の受領・支払、請求書等の7年間の保管並びに期限後の廃棄、適正な帳簿の整備・保管この様な作業の中で、電子インボイス制度のためのシステムPeppolは、電子請求書データの作成、送信、受信、等の作業を標準化し、効率化するものになります。

しかし、インボイス制度に対応する作業を俯瞰すれば、電子インボイス制度対応のPeppolによって作業の全てが効率化できるものではないことを理解しなければなりません。売り手側、買い手側の備えるべき機能は下図の通りで、それぞれに対応するシステムを備える必要があります。
請求書等文書がインボイスですが、電子インボイスが普及しても、売り手側から送付される請求書等がすべて電子化されるわけではありません。
買い手側としては、紙ベースの関連文書やインボイスの管理をはじめとして様々な機能が必要です。企業体質を強化するためには、インボイス、電子インボイスへの備えを契機に、「経費支払管理システム」の機能を強化して、戦略的に業務の効率化を促進することが勧められております。